Intuizione, velocità e fiducia
In un ambiente dirompente come quello che stiamo vivendo, i CFO devono guidare i processi con intuizione, velocità e fiducia. Tuttavia non è così semplice: alcune organizzazioni hanno lacune e inefficienze nei processi di routine, e questo rende complicato dedicare del tempo utile ad analisi di valore che siano alla base per prendere la migliore decisione possibile.
Dobbiamo sottolineare come diversi studi affermino che chi ha adottato soluzioni moderne cloud based, ha avuto più successo nello snellire attività chiave come la chiusura, il consolidamento e il reporting, aumentando l’agilità necessaria per restare al passo con le altalenanti esigenze dell’azienda stessa e del settore in cui opera. Infatti, maggiore è la rapidità in cui un team finance riesce a effettuare la chiusura contabile, maggiore è il valore strategico che ne trarrà la sua organizzazione.
Un sondaggio di APQC ha rilevato che il 25% degli intervistati ha necessità di avere a disposizione almeno dieci giorni per il processo di chiusura mensile. Questo comporta che queste organizzazioni avranno meno tempo dedicare a fornire informazioni strategiche che possano guidare verso il futuro.
Ma ora parliamo delle tre sfide principali che riguardano questo processo. La chiusura è stracolma di dati, corrispondenza delle transazioni, rendiconti e report. Più un’organizzazione cresce, e più complessità si troverà da destreggiare: i team finance infatti dedicano energie enormi a quella che dovrebbe ormai essere un’operazione semplificata. Tempestività, scarsa qualità dei dati, fonti e sistemi disparati, errori umani… ma non solo. Di seguito riportiamo quelle che dal nostro punto di vista sono da considerarsi le più diffuse.
Budget e previsioni imprecisi che portano a errori di audit
I dati necessari a completare le riconciliazioni provengono da fonti disparate, quali, ad esempio, la contabilità generale, i pagamenti dei clienti, gli estratti conto bancari e la documentazione dei fornitori. Il tempo per riconciliare i dati è limitato e spesso i team sono costretti a chiudere nonostante siano coscienti di avere commesso degli errori causati da informazioni incomplete o imprecise. Infatti la mancanza di precisione può compromettere un processo decisionale efficace.
Troppe attività manuali
Man mano che le organizzazioni si espandono, cresce esponenzialmente le complessità che devono affrontare e quindi iniziano a creare sofisticati criteri di sicurezza e di governance. Non volendo riscrivere i processi esistenti, molti richiedono che l’esecuzione di queste attività venga fatta manualmente. Oltre all’inevitabile rischio di errore, si limita l’integrazione di dati provenienti da altre fonti.
Riconciliazioni ritardate per rettifiche e riclassificazioni
Un’altra sfida chiave riguarda le attività di riconciliazione. La riconciliazione è una parte fondamentale e aiuta a garantire che le transazioni siano registrate in modo accurato. Molto spesso però ci si ritrova a dover guardare indietro nel tempo per trovare documentazione di supporto necessaria e modificare o riclassificare la transazione. Questo rallenta inevitabilmente il processo di chiusura.
Per molti team finance la chiusura comporta stress e lunghe e interminabili ore di lavoro. Identificare le sfide, le complessità, può essere il primo passo per eliminare – o almeno ridurre – le problematiche che ne derivano.
